Workspace Management: Smarte Arbeitsplatzoptimierung

Workspace Management macht den Wandel des Büros möglich. Flexible Büros und New Work sind smarte Lösungen im Zusammenhang mit Digitalisierung und dem in der Pandemie gepushten Trend zu mobiler Arbeit. Folgerichtig dürfen sich Büroflächen verkleinern, müssen jedoch weiter volle Leistungsfähigkeit bieten. Hier kommt das Workspace Management als effizienter Helfer ins Spiel.

Arbeitsplatzoptimierung: Gesündere Mitarbeiter & mehr Produktivität

Mehr Büro fürs gleiche Geld – auf die knappe Formel könnte man Workspace Management reduzieren. Ganz allgemein geht es um die Produktivität und Effizienz von Büroflächen. Darunter fallen verschiedene Punkte der Büroverwaltung: Arbeitsplatzaufteilung, Flächennutzung, Optimierung von Kommunikationsräumen, Gesundheits- und Sicherheitsfragen, Logistik und insbesondere die Kostenkontrolle.

Mehr Leistung durch Arbeitsplatzoptimierung

Workspace Management, beziehungsweise Arbeitsplatzmanagement bezeichnet die Optimierung von Einrichtung, Dienstleistungen und Technologien, die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit unterstützen und dem Unternehmen einen finanziellen Mehrwert bieten. Workspace Management zielt auf hohe Effizient und Produktivität und umfasst daher mehr als etwa das Facility Management: Das Ziel ist weniger die passive Bewirtschaftung von Büroflächen und Arbeitswelten, sondern die aktive Steigerung der Leistung. Workspace Management als Arbeitsplatzmanagement ist abzugrenzen von IT-Produkten und Lösungen, die sich mit digitalen Arbeitsumgebungen befassen – und damit ein Teil der Lösung im Arbeitsplatzmanagement sind.

Selbstverwaltung des Büros

Worum geht es beim Workspace Management nun? Die Maßnahmen betreffen die Verwaltung des Büros: vom einzelnen Schreibtisch bis zu weltweit verteilten Immobilien. Eine Software analysiert etwa die Prozesse rund um den Arbeitsplatz und rationalisiert die digital oder analog vernetzte Arbeitsumgebung: in allen Phasen von der Büroplanung, täglichem Nutzen durch die Mitarbeiter bis hin zu Wartung und Sicherheit. Der durch digitale Tools vernetzte Arbeitsplatz verspricht höhere Chancen – aber auch Risiken, etwa im Bereich des Datenschutzes. Ein sicheres, smartes Management kann hier für alle Beteiligten eine Hilfe darstellen.

Anwendungsbeispiele der Arbeitsplatzoptimierung

So bietet der Büromöbelspezialist Bene mit dem Web- und App-Tool «Smart Office» eine interaktive, von Sensoren gespeiste Optimierung von Büroflächen: Mitarbeiter können selbst ihre Arbeits- und Meetingräume buchen, aber auch Parkplätze, Schließfächer oder das Mittagessen. Die Plattform helfe den Mitarbeitern darüber hinaus zum Beispiel auch dabei, Regeln zur Hygiene einzuhalten, wenn sie aus dem Heimbüro zurück ins Büro kämen, so Bene. 

Mit dem Workspace Management «K+N SMART.OFFICE» will Hersteller König + Neurath etwa auch multiterritoriales Arbeiten unterstützen – drei unterschiedliche Module des Tools zielen dabei auf die Flächenoptimierung, die Selbstorganisation durch Mitarbeiter sowie auf ein aktives Gesundheitsmanagement, das Angestellte zur Bewegung animiert. 

Nach einer einfachen Installation, unabhängig vom IT-System, bietet in einem anderen Beispiel auch die Workspace Plattform «iotspot» von Bachmann ein Arbeitsplatz-Buchungssystem inklusive Klima- und Büroverwaltung und Suchfunktionen für Kollegen.

BILD: Smart Office by Bene

Workspace Management für hybride Büros

Programme und Apps machen das flexible, hybride Büro einfach und planbar. Bei dem Modell des Desk Sharing oder Shared Spaces können Mitarbeiter sich damit beispielsweise für Bürotage oder mobile Arbeit registrieren oder auch für bestimmte Schreibtische im Rahmen des Aufenthalts im Büro einchecken. Je nach Plattform, bzw. App sind weitere buchbare Services möglich, etwa die Anfrage ganzer Büros oder Dienstleistungen im Büroumfeld. Anders betrachtet können die digitalen Tools des Arbeitsplatzmanagements langfristig dabei helfen, mit reduzierten Büroflächen gut hauszuhalten.

Flexible und aktive Unternehmensplanung

Workspace Management stimmt das Raumangebot im Büro auf die Unternehmensstrategie und den Arbeitsplatzbedarf ab, und zwar qualitativ wie auch quantitativ. Das Unternehmen wird damit unabhängig von tatsächlichen Raumangebot. Auf alle Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt, auf wirtschaftliche Prozesse, Expansionen oder Fusionen kann mit klugem Arbeitsplatzmanagement sofort reagiert werden – ohne höhere Mietausgaben und losgelöst vom Immobilienmarkt.

Es zählt allein die Art und Zahl der tatsächlich benötigten Arbeitsplätze. Kurzfristige Personalerhöhungen oder Umstrukturierungen zwischen Abteilungen werden möglich, ohne den Bedarf an Gebäuden, Flächen und Büroeinrichtungen stark zu verändern. Umso solider und flexibler sollte das Inventar an Büromöbeln dann aber auch ausfallen – weil im schnellen Benutzerwechsel eines Shared Desk Prinzips die Beanspruchung der Möbel steigt.

Büroplanung und Workplace Change Management

Welche Auswirkung hat die Arbeitsplatzoptimierung auf die Büroplanung? Die Gestaltung von Büro-Immobilien mit herkömmlichen Arbeitsplätzen, Bewegungsräumen und kreativen Zonen wird vom Workspace Management nicht direkt beeinflusst. Das Grundvokabular der Arbeit aus Tisch, Stuhl und Licht wird nicht tangiert. Dagegen sind jedoch neue und andere Gewichtungen zwischen den verschiedenen Arbeitszonen denkbar und angebracht. Reduziert sich etwa die Tischzahl, weil die Mehrzahl der Mitarbeiter im Heimbüro tätig ist, fallen Begegnungszonen – Konferenz- und Meetingräume, Pivot Spaces, etc. – umso grösser aus, da hier die regelmäßigen Treffen aller Platz finden müssen. Dass die Einrichtung der Konferenzräume dabei variabel ausfällt, ist selbstverständlich. Hier finden auch die kreativen Smalltalks statt und neue Teams entstehen: flexibel sollte sich Raum für konzentriertes Arbeiten schaffen lassen. 

Diese neue Arbeitswelt beinhaltet auch Wechsel in der Führungs- und Unternehmenskultur. Mitarbeiter müssen hier auf etwas zunächst Unbekanntes vertrauen.

Ein Workplace Change Management kann bei dem Prozess entstehenden Bedenken und Ängsten auflösen. Angestellte und Chefetagen werden dafür früh in den Veränderungsprozess integriert – der Wandel damit zur ihrer «Sache» gemacht. Wichtig ist auch der Austausch dabei, der Informationen zu Arbeitsabläufen zur Sprache bringt. Hier lohnt sich daher eine Strategie für konsequente interne Kommunikation unter frühzeitiger Einbeziehung moderner Tools aus dem digitalen Alltag.

BILD: K+N SMART.OFFICE

Weiterführende Informationen zur Arbeitsplatzoptimierung:

Büroplaner bieten dazu etwa auch Beraterleistung zu den neuen Formen der Zusammenarbeit an: https://www.designfunktion.de/loesungen/workspace-consulting