Büro einrichten: Die Basics

Flexibilität ist das große Schlagwort der Arbeitswelt – Büros werden multifunktional und mobile Arbeitsplätze werden eingerichtet. Die massive Verlagerung der Arbeit ins heimische «Homeoffice» im Jahr 2020 verlangte etwa nach schneller Anschaffung des geeigneten Mobiliars. Nicht immer war diese Einrichtung ‘über Nacht’ erfolgreich. Klagen über mangelnde Produktivität stehen dabei oft mit der Frage in Verbindung: Wie richtet man überhaupt ein Büro ein?

Bild: THE SCORE by Bene

Büroeinrichtung – erste Planung Schritt für Schritt

Die einfachste Einrichtung des Büros erfolgt Schritt für Schritt und natürlich klar strukturiert. Mit einer Analyse des Bedarfs geht es los: Was wird hier überhaupt gemacht? Welche Arbeit findet am geplanten Arbeitsplatz statt? Damit lässt sich langfristig eine Menge Geld sparen: Sind beispielsweise erst einmal Schränke als Stauraum angeschafft, fehlt außer dem Geld zudem auch der damit zugestellt Platz im Büro. Eine durchdachte und logische Büroeinrichtung erreicht die produktivste Arbeitsatmosphäre.

• Wie viele Mitarbeiter: Größe des Büros? Es ist die zentrale Frage, ob ein Großraumbüro eingerichtet wird oder nur ein kleinerer Raum. Je mehr Mitarbeiter sich versammeln, umso mehr Infrastruktur und Stauraum kann etwa mehrfach benutzt werden. Der einzelne Arbeitsplatz würde damit günstiger. Coworking Places beispielsweise machen sich dies zu Nutze.

• Worum geht es: Art der Arbeit? Mindestens ebenso wichtig: Was wird hier gemacht? Welche Möbel braucht diese Arbeit? Viele Telefonate erfordern Schallschutzmaßnahmen (z.B. Stellwände). Planerleistungen wie in einem Architekturbüro erforderten beispielsweise größere Schreibtische. Wird viel Publikum empfangen, ist wiederum eine völlig andere, repräsentative Einrichtung nötig.

• Wie lange: Dauer, Ort und Nachhaltigkeit? Handelt es sich bei der Arbeit um ein Projekt oder Start-Up, sind eventuell kreativere, günstigere Einrichtungen gefragt, um den Kapitaldruck zu nehmen. Hier kann das Leasen von Büromöbeln oder die Wahl eines Coworking Place besser sein.

• Von privat bis professionell: Wer plant? Von der richtigen Büroeinrichtung hängt viel ab. Eine kreative Arbeitsatmosphäre lässt sich nicht immer im Handumdrehen schaffen. Je grösser das Volumen, desto wichtiger ist auch die professionelle Beratung durch einen Büroplaner. Eine erste Online-Hilfe bietet das Planungs-Tool des „Industrieverband Büro und Arbeitswelt“. Weiterführende Informationen zur grundsätzlichen Einrichtung von Büros finden sich etwa unter bueroforum.net.

• Was noch? Jedes Büro benötigt Treffpunkte und Rückzugsorte. Wieviel Platz wird hier benötigt? Dürfen sich Nutzungen überschneiden, etwa von Konferenzraum und Loungebereich? Auch die große Technik erhält zudem eigene Räume: Server und Drucker haben neben dem Arbeitsplatz nichts zu suchen.

Büroeinrichtung – das erste und passende Mobiliar

Die passenden Büromöbel sind die Basics, beziehungsweise das Grundvokabular eines Arbeitsplatzes: Mit Tisch und Stuhl in den richtigen Höhen und Größen ist der Anfang gemacht. Eine ausgewogene Beleuchtung rundet die Basics der Büroeinrichtung ab. Dies gilt für den mobilen Arbeitsplatz ebenso wie fürs Großraumbüro. Im Homeoffice besteht naturgemäß ein gewisser Improvisationsspielraum – wenn etwa der Esstisch tagsüber zum Arbeitsplatz wird.

Das Grundvokabular der Büroeinrichtung

• Der Tisch: 72cm Höhe x 80cm Tiefe - doch so einfach ist es nicht. Zwar ist die Tischhöhe von 72 cm bei vielen Bürotischen Standard, doch hängt dies auch von Sitzhöhe und damit von der Körpergröße ab: 20-28 cm sollte die Tischplatte über der Sitzhöhe liegen. Eine Faustregel schreibt der Gesetzgeber vor: Die Tischfläche sollte mindestens 1,28 Quadratmeter groß sein. Unterm Tisch muss Beinfreiheit bleiben: Stauraum gehört auf die Seite. Die Tiefe des Tischs hängt von der Monitorgröße ab: 80 cm Abstand sollten die Augen dazu haben. Das Material der Tischplatte sollte nicht spiegeln (Glas scheidet aus), um Irritationen zu vermeiden.

• Der Stuhl: Die Füße stehen beim Sitzen auf dem Boden. Meist liegt die Sitzhöhe somit bei 40-48 cm. Ein guter Bürostuhl ist höhenverstellbar – und zudem tiefenverstellbar sowie kipp- und neigefähig fähig und die Polsterung atmungsaktiv. Wenn möglich, rollt ein Bürostuhl, um Beweglichkeit in jede Richtung zu ermöglichen. Von allen Basics der Büroeinrichtung steht der Bürostuhl an zentraler Stelle – mit dem richtigen Sitz ist ermüdungsfreies Arbeiten über viele Stunden gesichert.

• Das Licht: Die Beleuchtung gehört ebenfalls zu den Basics des Büromobiliars. Ein ausgewogener Lichtmix aus indirekter Beleuchtung plus ausreichend Tageslicht schont die Augen und schafft eine stimmige Arbeitsatmosphäre.

Die Extras der Büroeinrichtung

• Computer: Desktop oder Laptop? Funkmaus oder Trackball? So gut wie kein Arbeitsplatz kommt heute ohne Rechner aus. Der Blick auf die gesamte Bandbreite des jeweiligen Sortiments lohnt sich dabei. Ergonomisches Zubehör, stabiler Netzzugang und eine gute Grafikleistung gehören hier zu den Basics.

• Sicherheit: Schlösser, Aktenvernichter, Stromversorgung – Schattenseite der Digitalisierung sind virtuelle Bedrohungen. Die Absicherung eigener Daten gehört damit heute bereits zu den Basics wie PC, Arbeitstisch oder Bürostuhl.

• Ablage und Stauraum: Brauchen wir nicht mehr. Oder doch? Digitalisierung und papierloses Büro machen den Aktenschrank obsolet – für die wirklich notwendigen Habseligkeiten darf die Stauraumlösung daher eleganter ausfallen.

• Trennwände: Auf den ersten Blick erscheint die Trennwand nicht als wichtigstes Büromobiliar. Je nach Arbeit sind aber Sichtschutz und Akustiklösungen notwendig, sei es wegen des Datenschutzes oder um Mitarbeiter zu schonen. Viele Büromöbelhersteller bieten sogar variable Lösungen an.

Bild:Preform

Beyond Basics – weitere Tricks der Büroeinrichtung

Natürlich machen Tisch, Stuhl, Licht und Laptop noch keinen perfekten Arbeitsplatz aus. Ab hier kommt Stil ins Spiel: Produktivität lässt sich tatsächlich mit einer ausgewogenen Farbwahl beeinflussen. Zudem haben Stoffe und Materialen einen vernachlässigten, aber großen Einfluss auf das tägliche Wohlbefinden. Die Entwicklung und Auswahlen von Büroteppichen spiegelt hier beispielsweise das zunehmende Bewusstsein für die Stilfragen am Arbeitsplatz. Teppiche sind dabei nicht nur ein wirkungsvolles Akustik-Element, sondern bieten gleichzeitig entspannende optische Erfahrungen.