Smart Working?

Smart Working zusammengefasst 

Smart Working hat das Ziel, Arbeitsformen künftig individuell passender und besser zu gestalten, indem Potentiale noch besser genutzt werden können. Dazu gehört beispielsweise:

• Die Motivation der Mitarbeiter wird gesteigert
• Die Produktivität der Mitarbeiter wird erhöht
• Vertrauensverhältnisse werden unterstützt und gefördert
• Das Arbeiten am richtigen Ort zur richtigen Zeit ist möglich
• Der eigene Biorhythmus wird unterstützt
• Die Hauptverkehrszeiten innerhalb der Städte werden entlastet

Zum Erreichen dieser Vorteile, baut das neue Smart Working Konzept auf drei wesentlichen Aspekten auf:

• Freie und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Karrieremodelle, die sich an die jeweilige Lebensphase anpassen und nicht andersherum
• Eine sher stark aufgabenorientierte wie innovative Arbeitsumgebung mit modernsten Büromöbeln
• Moderne Kommunikatiosntechnologien

Flexible Arbeitszeitmodelle – arbeiten unabhängig von Ort & Zeit

Staus, verstopfte Innenstädte, gestresste Pendler, die schwierige Vereinbarkeit von Familie und Beruf und nicht zuletzt ein völlig verschobener Biorhythmus. Das sind nur einige der Gründe, die gegen den uns seit fast einem Jahrhundert bekannten Nine-to-Five-Arbeitsplatz in einem Büro sprechen. Es verwundert überhaupt nicht, dass die Arbeitsplatzflexiblisierung - besonders in den modernen Großstädten - immer größeren Zuspruch erfährt. Das Konzept des Smart Working greift an dieser Stelle die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes auf, gibt ihr aber gleichzeitig wichtige Richtlinien mit. Denn die Implementierung des flexiblen und ortsungebundenen Arbeitsplatzes bedeutet auch grosse Herausforderungen, sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Werden beispielsweise keine Rahmenbedingungen beschlossen, können diese negativen Aspekte in den Vordergrund rücken:

• Der Verlust der Identifikation zur Firma
• Der Verlust des Zusammengehörigkeitsgefühls innerhalb eines Termins
• Der Verlust der Bindung zum Arbeitgeber
• Der Verlust des sozialen Austauschs & des Teambuildings

Neueste wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass in flexiblen Arbeitsverhältnissen der direkte Austausch unter den einzelnen Mitarbeitern sowie zwischen den Mitarbeitern und der Führungsetage deutlich abnimmt. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt, da ein Zugehörigkeitsgefühl eine wichtige Säule der allgemeinen Arbeitszufriedenheit darstellt und besonders in flexiblen Arbeitsformen gemäss dem Smart Working Konzepts unterstützt werden muss.

Das Ziel des Smart Working Konzepts kann aus diesem Grund nicht die bloße Verlagerung des Arbeitsplatzes in das Home Office sein. Es geht vielmehr darum, eine clevere Balance von Abwesenheit außerhalb des Büros und Anwesenheit im Büro zu erreichen. Hierzu müssen gemeinsam einige Fragen beantwortet werden: 

• Wann ist es sinnvoll, dass Mitarbeiter von zuhause oder einem Third Place arbeiten?
• Wann ist es von Vorteil, dass bestimmten Teams temporär Arbeitsplätze im Büro zugewiesen werden, um das Gemeinschaftsgefühl und die Teamarbeit zu stärken?

Diese Abstimmung erfolgt idealerweise durch das Team selbst. Das hat den Vorteil, das es sich dann selbst noch stärker mit dem wichtigen Thema Projektmanagement auseinandersetzt. Interaktive Kollaborationstools oder institutionalisierte Teammeetings und Treffen mit der Führungsetage sind beispielsweise Tools des Smart Working Konzepts, um diese Form der Abstimmung intelligent und smart zu unterstützen.

Ein ganz ähnlicher Bedarf an Richtlinien besteht beim Smart Working auch für die bereits genannten Sicherheitsaspekte in Bezug auf vertrauliche Daten, sobald ausserhalb der eigentlichen Bürowände und vor allem ausserhalb der eigentlichen Kommunikationstools (Stichwort: VPN und öffentliches Wi-Fi Verbindungen) gearbeitet wird. Hierzu müssen sowohl Führungsetagen als auch Mitarbeiter wissen, welche Risiken auftreten könnten.

Die innovative Arbeitsplatzumgebung bei Smart Working

Durch die Abkehr von der zentralistischen Bürokultur verändert auch die Arbeitsplatzumgebung. Neue, offene und detailiert geplante, flexible Arbeitsplätze entstehen. ganz im Zentrum stehen projektorientierte Arbeitsplätze in Open Spaces, die so flexibel und lebendig wie seine Nutzer sind. Auf dem Weg werden Wände eingerissen, Sitzordnungen verdrängt und Schränke sowie der Schreibtisch als Statussymbole und feste Arbeitsplätze entfernt. Das Arbeitsumfeld im Smart Working soll vielmehr das Miteinander, die Kommunikation und die Kreativität stärken und dabei selbstverständlich ergonomisch und ökologisch verträglich sein. Hier werden die Grenzen von Büro zur Lounge oder auch fast zum modernen Wohnzimmer fließend.  Sofas, Sessel, Kücheninseln und Stehtische halten beim Smart Working Einzug.

Das Konzept des Smart Working unterstützt das Büro, das aus modularen und flexiblen Büromöbeln besteht und dadurch mit der Flexibilität des beweglichen Arbeitsortes und der flexiblen Arbeitszeit übereinstimmt und einhergeht. Denn verfügen Büros über ein unkompliziertes System flexibler Arbeitsplätze, fördern diese automatisch die Autonomie bei der Wahl des Arbeitsortes. Neben der Steigerung von Kreativität, Leistung und Zufriedenheit bedeutet die innovative Arbeitsplatzumgebung für das Unternehmen auch einen ökonomischen Vorteil: es kann rasch und kostengünstig auf Veränderungen reagieren, sei es bei einer Umstrukturierung oder der Vergrößerung des Betriebs. Investitionen sind dank Smart Working in kürzester Zeit amortisiert und krisenresistent.

Aufgabenorientierte Technologien im Rahmen des Smart Working 

Im Zentrum der aufgabenorientierten Technologien steht beim Smart Working Konzept zuvorderst die Kommunikation. Denn Mitarbeiter werden in in Hinblick auf flexible Arbeitszeitmodelle und innovative Arbeitsplatzumgebungen im Bürobereich anders miteinander kommunizieren. Langwierige Konferenzen und Meetings, die meistens von einem Vortragenden geführt und von vielen, in die gleiche Richtung blickenden Zuhörern begleitet werden, unterbinden jede Form der natürlich erscheinenden Kommunikation sowie eine von Austausch geprägte Arbeitskultur. Im Zentrum des Smart Working stehen daher vielmehr moderne uns smarte Kommunikationstools wie Video Collaboration Möglichkeiten, bei denen kleine Gruppen von Mitarbeitern in der Mitte eines Raumes zusammen kommen und dank 360 Grad Lösungen bequem mit den anwesenden Mitarbeitern als auch mit den zugeschalteten Gesprächspartnern kommunizieren können. Auf diese Weise können sich flexible und innovative Arbeitsumgebungen und aufgabenorientierte Technologien beim Smart Working gegenseitig unterstützen.