Agiles Arbeiten: Büroplanung mit offenen Bürokonzepten

Bürokonzepte bilden den Rahmen für agiles Arbeiten. Der Raum entscheidet über die Qualität. Vor allem offene Bürolandschaften werden mit Agilität in Verbindung gebracht. Im Kern geht es darum, Mitarbeitern eigenverantwortliches Arbeiten und eine geschäftige «Leichtigkeit» schon durch die Büroplanung zu ermöglichen: Um in Bewegung, beziehungsweise anpassungsfähig und aktiv zu bleiben, ist flexibles und solides Mobiliar eine Lösung.

Grosse Unternehmen und grosse Ideen entstehen nicht selten jenseits von klassischen Büroräumen und Arbeitsstrukturen. Apple, Amazon, Google, Hewlett-Packard oder Microsoft entstanden nicht in Büros, sondern in Garagen. Bei den vielzitierten Geschichten gerät in Vergessenheit: Auch dort waren natürlich Tische, Stühle, Licht und vor allem Netzanschlüsse vorhanden. Aber die unkonventionelle, offene Umgebung gab Gates, Jobs und Bezos eben doch Freiraum und die Möglichkeit, sich eigenständig und agil zu entwickeln. Zwischen Werkzeugen und geparkten Rädern entstanden neue Branchen. Deren heutige Mitarbeiter arbeiten nun wieder in klassischen Büros – ohne den unkonventionellen, agilen Freiraum zu Beginn der Geschichte gäbe es die Arbeitsplätze gar nicht.

Bild: Brunner "boards"

Was bedeutet agil eigentlich?

Agil zu sein bedeutet, beweglich, wendig und anpassungsfähig zu sein. Das lateinische „agilis“ steht für «leicht beweglich», «schnell» oder «geschäftig». Im Unternehmen ist Agilität die Fähigkeit, schneller auf neue Anforderungen zu reagieren und Chancen zu nutzen. Das verschafft Wettbewerbsvorteile, und es schützt in Krisenzeiten – die Anpassungsfähigkeit ist Teil der Philosophie. Agilität gilt derzeit als Kernkompetenz. Etwas unscharf wird New Work oft damit gleichgesetzt, bezeichnet doch aber die Handlungsfreiheit des Einzelnen, während agile Arbeit spontane und resiliente Eigenschaften meint. Wendigkeit war zum Beispiel für die Digitalisierung notwendig. Agilität heisst hier, smarter und schneller zu sein als der Wettbewerb und die Marktveränderungen als Chancen zu sehen. Digitalisierung oder neue Büroeinrichtungen sind aber selbst noch kein Beweis für agiles Arbeiten – sie schaffen dafür die Möglichkeiten.

Agile Arbeit und offene Bürokonzepte

Desksharing, Coworking, Homeoffice und hybride Arbeit setzen auf Produktivität am Platz – unabhängig davon, wo sich der Arbeitsplatz letztendlich befindet. Immer geht es dabei um Flexibilität. In der richtigen Mischung können die neuen Bürokonzepte agile Arbeit ermöglichen und fördern. Beim Prinzip des Desksharing ist die starre Tischbindung aufgelöst. Dank freier Platzwahl können sich Teams nach Bedarf schnell neu strukturieren. Zugleich lässt sich der gegebene Raum damit maximal nutzen. Remote Work, beziehungsweise Homeoffice, ist inzwischen etabliert, wenn die Art der Arbeit und das Privatleben es zulassen. Agilität entsteht dann aber eigentlich erst in der geschickten Kombination, in Form von hybrider Arbeit. Dann ist alles möglich: Konzentration, Produktivität und der konstruktive Austausch digital oder vor Ort – die Mitarbeiter entscheiden zielgerichtet selbst, welcher Standort ihre Leistung unterstützt. Als eine Erweiterung bietet Coworking schnell zusätzlichen Büroraum an. Vor allem jüngere und kleinere Anbieter von Shared Spaces bieten dabei neue Möbelkonzepten und offenen Bürobereiche ganz selbstverständlich an.

Agilität setzt das Büromöbel Design auf den Prüfstand

Die Gestaltung einer Bürolandschaft für agiles Arbeiten ist eine kreative Gratwanderung. Anspruchsvolles Design tut gut, animiert das Auge und die Sinne. Optisch ist es ein Vorbild und lanciert Stimmungen. Es fördert Produktivität. Gezielt ausgewähltes Design ist ein sinnstiftendes Ambiente für ein Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen: Inmitten offener Konzepte ist das zentrale Büro heute ein agiler Treffpunkt – die «Officebase». Hier werden Denkprozesse beschleunigt, Entscheidungen getroffen und Ideen geboren. Welches Design fördert hier die Agilität? Natürlich bietet schon das klassische Lounge-Mobiliar umfangreiche Möglichkeiten. Ungewöhnlich eingesetzte Möbel fordern und fördern die geistige Beweglichkeit: etwa Barhocker oder Liegen. Doch, um noch einmal zu Bill Gates’ Garage zu kommen, ist die Arbeitsplatzgestaltung noch kein Garant für agile Arbeit.

Agiles Arbeiten: Offene Bürokonzepte und Einrichtungen

Wenn Agilität gefordert ist und die Teams beweglich, kreativ und flexibel sein sollten, muss das Büromobiliar einiges aushalten. Die Möbel werden hier auf vielfache Weise genutzt, sind modular und mobil. Das klassische Inventar von Tisch, Stuhl und Licht ist im Dauereinsatz unter vielen Nutzern, um einen vieldimensionalen Austausch rund um den Arbeitsplatz und im Büro zu ermöglichen. Die Wahl des Mobiliars, Innenausbau und Farbkonzepte fallen je nach Corporate Identity anders aus. Generell gilt aber: Die offene Innenarchitektur fördert die Kommunikation und damit agiles Arbeiten. Bei Belegschaften mit hoher Anwesenheitskultur ist aber grade hier die Abtrennung für konzentrierte Teambereiche aber immer noch wichtig. Da kann die klassische Konferenzbestuhlung eine Lösung sein, gerade wenn die Räume auch repräsentative Zwecke erfüllen. Mit welchen Büromöbeln gelingt agiles Arbeiten? Hier fliessen mehrere Faktoren in eine offene Liste ein:

• Innovationen ermöglichen: Oberstes Ziel der Bürogestaltung sollte es sein, der Produktivität einen Raum zu geben – für ein ausgewogenes Verhältnis von Ritual und Disruption, Offenheit und Konzentration, Aktion und Reaktion.
• Einzel- oder Teamarbeitsplätze? Für jede Arbeit sollte es passendes Mobiliar und Interieur geben und aktuelle Technik berücksichtigt werden. Zum Beispiel: Technische und gestalterische Berufe kommen heute mit weniger Platz aus, für manche Berufe ist Stauraum weiterhin wichtig, konzeptionelle Arbeit braucht eher ruhiges Ambiente.
• Flexibles Mobiliar: Mobile Büromöbel und Stellwände spiegeln den agilen Geist perfekt wider und erlauben schnelles Umbauen je nach Bedarf.
• Meeting-Bereiche und Raum-in-Raum-Lösungen: für eiligen, aber konzentrierten Austausch (und bitte ohne komplizierte Buchungssysteme von Konferenzzimmern). Auch Raumteiler können schon für die nötige Diskretion sorgen.
• Küche, Lounge oder Fitnessraum: Hier entspricht die Ungezwungenheit der Einrichtung wohl am ehesten den Garagen von Gates, Bezos & Co. Perfekte Räume für kreatives Brainstorming?
• Laptops und Mobilfunkgeräte: agil ist die Arbeit nur, wenn sie frei ist – der Fokus liegt immer auf der Geschäftsidee. Digitale Lösungen, Konferenz- und Präsentationstechnik sowie nötige IT-Sicherheit sind selbstverständliche Grundlagen.

Agilität vs. Abschalten: Bereiche für gezielte Inaktivität

Ein aktiver und schneller Arbeitsstil fordert allen Beteiligten viel ab. Da ist ein Ausgleich nötig. Ruhe muss einkehren dürfen. Zum Beispiel durch ein passendes Mobiliar für die Pause. Eine kleine Bibliothek kann zum ein anspruchsvollen Rückzugsraum werden, in dem erholsame Stille selbstverständlich ist. Auch Pflanzengrün ist ein Spot für unterschiedliche Arten des Ausgleichs: Es entspannt die von der Bildschirmarbeit überforderten Augen ideal. In grösseren Unternehmen sollten Gartenbereiche im Innen- oder Aussenbereich des Büros, die auch zur Bewegung einladen, zum Standard gehören.